Waarom denken we toch dat meer controle een probleem oplost? Onderzoeken wijzen steeds uit dat meer controle niet leidt tot beter gedrag. Het leidt wel tot meer kosten en tot minder innovatiekracht. En dat laatste is nodig als je als bedrijf wil groeien. Tevens is een niet onbelangrijk bijverschijnsel van controle de centralisatie van macht. Maar het belangrijkste van allemaal, het gaat voorbij aan het feit dat de meeste mensen deugen.
Vaak begint het met de beste intenties. Er wordt wat extra informatie opgevraagd om een bepaald rapport te maken of een vraag van een bestuurder te beantwoorden. De uitkomsten leiden tot vervolgvragen en als je dan toch bezig bent, rapporteer deze data s.v.p. voortaan elke maand. De impact op het behalen van de doelstellingen van de organisatie worden weggewuifd door de mensen die bezig zijn met het verzamelen van de data. En de bestuurder? Die heeft het ondertussen druk met andere zaken en kijkt (bijna) niet meer naar de data welke gerapporteerd wordt.
Vaak hebben we het over de impact op de organisatie. De ‘handen aan het bed’, de programmeur of de monteur zijn veel tijd kwijt aan het verstrekken van de informatie. Er worden systemen geïmplementeerd om het makkelijker en efficiënter te maken. Dat kan helpen om de administratieve last te verlichten, zeker als het gaat om administratieve taken zoals urenfacturatie.
“Het moet zo van het hoofdkantoor”
Waar het misgaat is als in een bedrijf de relatie met de klant belangrijk is. Zoals we allemaal weten is een langjarige relatie opbouwen alleen mogelijk als je naar elkaar luistert en de klant ontzorgt. Wat echter vaak plaatsvindt als rapportage het over neemt is dat beslissingen genomen worden door mensen die geen enkele relatie hebben met een specifieke klant of medewerker. En deze beslissers creëren teams om zich heen wat leidt tot meer kosten. Dat wordt opgelost door ondersteunend en commercieel personeel welke dicht bij medewerkers en klanten staan te laten gaan. Gevolg: winstgroei door efficiency op korte termijn maar een op langere termijn langzaam dalende omzet en marge omdat de beste medewerkers verdwijnen als ook de beste klanten. Het bedrijf wordt een machine, iets wat niet past in ondernemingen met een product- of klantgerichte waardestrategie.
Een niet onbelangrijk gevolg van dit alles is centralisatie van macht. Centralisatie van macht leidt tot het aantrekken van andersoortige leiders, het leidt tot het moeten prioriteren van activiteiten (mede omdat politieke belangen groter worden) en het kan bij het ontstaan van grote belangen leiden tot grootschalige fraude. Doelstelling is risico’s kleiner maken voor een onderneming maar vaak gebeurd het tegenovergestelde. Centralisatie maakt de onderneming antifragiel.
Dus decentralisatie is het beste voor een onderneming? Niet altijd maar regelmatig wel. Zolang het maar niet gepaard gaat met het weglopen van verantwoordelijkheden. Hoe te bewerkstelligen dat dit niet gebeurd is een hoofdstuk apart. Belangrijkste is wel dat je de juiste mensen daarvoor aantrekt en behoud. Want de belangrijkste les is dat controle goed is maar vertrouwen beter.